PENCARI DATA / INFORMASI

Memuat...

Selasa, 09 Maret 2010

Surat Dinas

SURAT DINAS
a. Pengertian dan Fungsi Surat Dinas
Surat merupakan bentuk tulisan untuk menjelaskan pikiran dan perasaan seseorang. Surat merupakan bentuk percakapan tertulis.

Oleh karena itu, melalui surat orang bisa saling berdialog dan berkomunikasi. Melalui surat, isi atau percakapan atau pesan yang dimaksud dapat sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Hal ini berbeda dengan komunikasi yang terjadi secara lisan. Penyampaian pesan sebagaimana yang dimaksud ini sangat penting dalam urusan bisnis.



Adapun yang dimaksud dengan surat resmi ialah surat yang berisi masalah kedinasan atau bisnis tertentu. Oleh karena itu, pembuatan surat-surat resmi merupakan bagian dari pekerjaan administratif yang penting. Contoh surat resmi ialah surat undangan, surat edaran, surat keputusan, surat tugas, nota dinas, pengumuman, dan surat panggilan.
Surat, terutama surat-surat resmi, juga bisa menjadi alat bukti tertulis yang mempunyai kekuatan hukum. Dalam suatu perusahaan, surat-surat yang diarsipkan juga dapat menjadi alat bukti historis dan alat pengingat aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan tersebut. Lebih lanjut, surat juga mencerminkan corak, keadaan mentalitas, dan nilai pejabat jawatan/kantor yang bersangkutan. Dengan kata lain, dapat dikemukakan bahwa surat merupakan duta organisasi atau duta perusahaan. Oleh karena itu , surat harus ditulis dan disusun dengan selalu berhati-hati dan cermat.



Akhirnya, surat resmi yang berisi ketentuan-ketentuan tentang cara-cara melaksanakan peraturan, misalnya surat keputusan atau instruksi, dapat dipakai sebagai pedoman kerja oleh lembaga/pejabat yang bersangkutan.
Jika ditinjau dari sifat keamanan isi surat, surat resmi dibedakan menjadi empat jenis , yaitu surat sangat rahasia, surat rahasia, surat terbatas, dan surat biasa.


Surat sangat rahasia ialah surat yang berisi dokumen/naskah yang sangat penting yang berhubungan dengan rahasia kemanan negara. Surat dengan kode SR atau SRHS ini tidak boleh diterima oleh orang yang tidak berhak menerimanya. Demi keamanan surat ini dikirim dengan sampul rangkap tiga. Sampul pertama dan kedua dialamai secara lengkap dengan kode SR atau SRHS, sedangkan sampul ketiga (luar) dialamati seperti surat biasa. Contoh surat dengan kode ini ialah dokumen di kalangan kemiliteran, dokumen dari negara tetangga.



Surat rahasia ialah surat yang berisi dokumen penting yang hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya. Surat dengan kode R atau RHS ini isinya tidak boleh diketahui oleh pihak lain sebab hal itu akan dapat merugikan instansi, organisasi, perusahaan atau pejabat yang berangkutan. Surat ini dikirim dengan sampul rangkap dua. Sampul pertama (dalam) dilengkapi
dengan kode R atau RHS, sedangkan sampul kedua (luar) ditulis biasa. Contoh surat ini ialah surat rekomendasi dan laporan konduite dari seorang pejabat (DP3).
Surat terbatas ialah surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh pejabat tertentu. Surat seperti ini harus dipertimbangkan semasak-masaknya sebelum diberitahukan kepada pihak-pihak yang bersangkutan. Contoh hasil rapat pimpinan terbatas, usul pengangkatan pegawai baru, dan laporan perjalanan dinas.



Surat biasa ialah surat yang berisi masalah biasa. Surat ini bisa diketahui oleh pihak lain. Contoh surat biasa ialah surat undangan, surat edaran, surat tugas, dan surat pemberitahuan.
Selain itu, ditinjau dari derajat penyelesaiannya, surat dibedakan menjadi surat sangat segera (kilat), surat segera, dan surat biasa. Surat sangat segera merupakan surat yang harus diprioritaskan pertama penyelesaiannya.

b. Syarat-Syarat Surat yang Baik
Surat resmi atau surat dinas merupakan surat yang dibuat secara resmi oleh seseorang, perusahaan, atau lembaga untuk kepentingan dinas. Tiga hal penting yang perlu diperhatikan agar surat tersebut menjadi surat yang baik adalah sebagai berikut.
1. Surat harus disusun dengan teknis penyusunan surat yang benar, yaitu
a. penyusunan letak bagian-bagian surat ,
b. pengetikan yang benar, jelas, bersih, dan rapi,
c. pemakaian kertas yang sesuai
ukuran : kuarto 21 x 29 cm
jenis : HVS untuk lembar asli (sebaiknya kertas onion) dan kertas
tembus (doorslag) untuk tembusan,
warna: putih HVS untuk lembar asli, kuning untuk kertas tembus perbal, biru muda untuk kertas tembus untuk tembusan intern, dan merah muda HVS untuk surat rahasia.



2. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Dengan cara ini penerima surat akan memahami isi surat dengan tepat dan tidak ragu-ragu, dan pengirim surat mendapatkan jawaban secara tepat, seperti yang dikehendaki.
3. Bahasa yang digunakan hendaklah bahasa yang benar dan baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. Bahasa surat resmi haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik.
Selain ketiga hal di atas, syarat lain yang harus dipenuhi dalam menyusun surat yang baik ialah
a. memahami kedudukan masalah yang dikemukakan;
b. memahami peraturan-peraturan yang terkait dengan masalah itu;
c. mengetahui posisi dan bidang tugasnya;
d. hal-hal yang terkait dengan ketatausahaan.


c. Bentuk-Bentuk Surat
Bentuk surat resmi yang biasa digunakan ialah
1) bentuk lurus penuh (full block),
2) bentuk lurus (block ),
3) bentuk setengah lurus (semi block) ,
4) Indonesia lama, dan
5) Indonesia baru.



Surat dinas yang berbentuk lurus penuh disusun dengan aturan sebagai
berikut.
1. Semua bagian surat diketik mulai dari margin kiri yang sama
2. Batas -batas bagian surat diketik dengan menambahkan jarak spasi
3. Setiap paragraf baru dimulai pada margin yang sama dan antara paragraf
yang satu dengan yang lain berjarak satu spasi juga.





Bentuk lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus penuh. Perbedaannya terletak pada pengetikan tanggal surat dan penutup.




Bentuk setengah lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus. Perbedaannya hanya terletak pada pengetikan paragraf-paragrafnya. Setip paragraf diketik lima ketukan ke dalam dari margin kiri, dan antara paragraf yang satu dengan yang lain tidak perlu berjarak.





Bentuk resmi Indonesia lama mirip dengan bentuk setengah lurus, perbedaannya terdapat pada pengetikan alamat surat. Alamat surat pada bentuk resmi Indonesia lama diketik di sebelah kanan di bawah tanggal surat.

Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus atau bentuk resmi Indonesia. Perbedaannya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam penutup. Pada bentuk setengah lurus dicantumkan salam penutup , nama jabatan, tanda tangan, nama terang dan NIP. sedangkan pada bentuk resmi Indonesia baru dicantumkan salam penutup , tanda tangan, nama terang dan nama jabatan.

Perbedaannya dengan bentuk resmi Indonesia lama terletak pada penulisan (1) nama tempat dan tanggal; (2) alamat; (3) dan salam penutup. Pada bentuk resmi Indonesia lama
1. tanggal surat didahului oleh nama tempat;
2. alamat surat dituliskan di sebelah kanan, di bawah nama tempat dan tanggal;
3. jabatan pengirim dituliskan di atas tanda tangan, dan nama terang diapit tanda kurung.

Pada bentuk resmi Indonesia baru
1. nama tempat tidak dituliskan karena sudah tertera pada kepala surat;
2. alamat dituliskan di sebelah kiri agar dapat ditulis lengkap;
3. jabatan pengirim (*) dituliskan di bawah tanda tangan dan nama terang tidak diapit oleh tanda kurung.

d. Bagian-Bagian Surat

Bentuk surat ialah susunan letak bagian-bagian surat. Bagian -bagian surat tersebut meliputi hal -hal berikut.
1) Kepala Surat
Kepala surat biasanya diketik di sebelah kiri atas atau di tengah-tengah. Kepala surat menyebutkan (1) nama kantor/jawatan/perusahaan/ organisasi;
(2) alamat; (3) nomor telepon; (4) nomor kotak pos, faksimile, alamat kawat, atau e-mail (jika ada).
Dalam surat dagang disebutkan pula (1) alamat kantor cabang; (2) nama bankir; (3) nama usahanya, misalnya ekspor-impor; dan (4) gambar-gambar yang bersifat reklame.
Kepala surat menunjukkan resminya sebuah surat. Oleh karena itu, jangan menggunakan blangko surat dinas untuk kepentingan pribadi. Surat dinas yang terdiri atas lebih dari satu lembar, hanya halaman pertamanya yang memakai kertas berkepala surat, sedangkan lembar yang lain memakai kertas tidak berkepala surat. Dalam hal demikian, pemotongan surat hendaknya dilakukan dengan sebaik-baiknya sehingga tidak terjadi bahwa halaman berikutnya memuat penutup saja.

2) Nama Tempat dan Tanggal
Nama tempat menunjukkan tempat surat tersebut ditulis. Nama tempat ini tidak ditulis jika blangko surat yang digunakan adalah blangko surat resmi yang memuat kepala surat.
Tanggal surat diketik di sebelah kiri atas (bentuk lurus penuh) atau kanan atas (bentuk setengah lurus dan Indonesia), atau di sebelah kanan bawah. Tanggal surat menunjukkan tanggal surat itu dikirim, bukan tanggal penulisan surat. Tanggal ini dibubuhkan segera setelah surat itu ditandatangani oleh pejabat atau pihak yang berwenang. Tanggal ini berfungsi untuk mengetahui batas waktu dan cepat atau lambatnya penyelesaian hal yang dipersoalkan dalam surat itu. Tanggal sebaiknya ditulis dengan tidak disingkat tetapi dengan huruf secara lengkap dan tidak diakhiri dengan tanda titik. Misalnya:

7 April 2002
1 Oktober 2003 31 Januari 2004 bukan
7- 4- 2002
1 Okt. 2003
31 Januari ’04
18 April 2004.
3) Nomor

Surat resmi selalu diberi (1) nomor urut surat yang dikirimkan (surat keluar);
(2) kode; dan (3) tahun. Misalnya No.: 200/Diklat -1/2004.
Nomor surat diketik segaris dengan tanggal, bulan, dan tahun.
Guna nomor surat adalah untuk (1) memudahkan mengatur penyimpanan; (2) memudahkan mencari kembali; (3) mengetahui berapa banyaknya surat yang keluar; (4) mempercepat penyelesaian surat -menyurat; dan (5) memudahkan petugas kearsipan.
Nomor dan tanggal surat menunjukkan kapan surat itu dikirimkan, bukan kapan surat itu diketik.

4) Lampiran
Lampiran menunjukkan sesuatu yang disertakan bersama dengan surat itu, misalnya surat keputusan, surat keterangan kesehatan dari dokter. Penulisan kata “Nomor” dan “Lampiran” boleh disingkat, tetapi harus
dilakukan dengan taat asas. Jika “Nomor” disingkat “No.”, “Lampiran” juga
harus disingkat “Lamp.” Jika hendak ditulis lengkap, keduanya harus ditulis lengkap. Penulisan jumlah lampiran hendaknya ditulis dengan huruf jika bilangan hanya satu atau dua kata, akan tetapi, jika bilangan lebih dari dua kata, gunakan angka Misalnya: Lamp.: empat lembar, bukan 4 (empat) lembar atau 25 lembar

5) Hal/Perihal
Hal/perihal menunjukkan isi atau inti surat secara singkat. Oleh karena itu pembaca surat dapat mengetahui masalah apa yang dituliskan dalam surat itu. Misalnya: jadwal diklat. Jika tidak ada yang dilampirkan, kata “Lampiran” tidak perlu dituliskan.
Selain nomor, lampiran, dan hal, kadang-kadang dicantumkan pula sifat surat yang dikirimkan itu. Dalam hal demikian, sifat surat biasanya dicantumkan di bawah nomor atau di bawah hal.
Contoh:
1. No. : 74/RPB-1/2004
Sifat : Penting
Lamp. : Satu berkas
Hal : Undangan rapat penerimaan
calon pegawai
2. No. : 2732/EKS.A1/2003
Hal : Pengiriman sampel barang
Sifat : Biasa
Perhatikan bahwa penulisan nomor, hal, dan lampiran, serta sifat tidak diakhiri dengan tanda baca apa pun.
6) Alamat surat
Ada dua macam alamat surat, yaitu alamat dalam (pada helai surat) dan alamat luar (pada sampul surat). Alamat ini ditulis dengan tanpa diakhiri tanda baca apa pun.
Alamat dalam berturut -turut menyebutkan (1) nama orang/jabatan; (2) nama jalakan dan nomor rumah/gedung; (3) nama kota.
Nama orang ditulis lengkap dan cermat sesuai dengan kebiasaan yang dituliskan oleh yang bersangkutan, tidak disingkat atau diubah ejaannya. Nama orang/jabatan ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap unsur nama itu. Di depan nama orang/jabatan itu dituliskan ungkapan Yth. (Yang
terhormat).
Kata sapaan “Bapak”, “Ibu”, atau yang lain dapat ditulis di depan nama orang. Kata ini tidak perlu ditulis jika diikuti nama jabatan.
Surat hendaknya dialamatkan kepada pejabatnya, bukan kepada instansinya. Jika pejabat itu tidak diketahui dengan pasti namanya, misalnya direktur atau rektor, dapat dipakai istilah “Kepala” atau “ Pemimpin”, bukan “pimpinan.

Nama Jalan hendaklah ditulis lengkap, jangan disingkat. Misalnya: Jalan Jenderal Basuki Rahmat, sedangkan nama kota tidak didahului dengan kata depan “di”.
Contoh:
Yth. Bapak, Yanto Intan Rosyidi, S.E. Direktur PT Pillar Sejahtera
Jalan Kencana 25
Surabaya
Alamat luar disusun berturut-turut sebagai berikut. (1) nama orang/jabatan; (2) nama instansi; (3) nama jalan/gang/nomor rumah bangunan, dan nama kota serta kode pos.
Alamat pengirim lazimnya ditulis di halaman depan kiri atas. Tidak lazim ditulis di depan kiri bawah atau belakang sampul.
Sebelum dimasukkan ke dalam amplop, surat yang telah siap dikirim hendaklah dilipat dengan model lipatan ganda sejajar dengan kepala dan alamat surat tampak di atas.
7) Salam pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia “berbicara” secara tertulis. Dalam surat resmi salam pembuka yang biasa digunakan ialah “Dengan hormat,”. Penulisannya diakhiri dengan tanda koma dan ditulis dengan tidak disingkat.
8) Isi surat (tubuh)
Isi surat pada umumnya terdiri atas tiga hal , yaitu pembukaan, isi yang sesungguhnya dan penutup. Pembukaan berguna untuk mengantar dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat. Misalnya: “Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …”, “Dengan ini kami beri tahukan ….” Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberi tahukan atau yang disampaikan kepada penerima surat. Misalnya: “Dengan ini kami beri tahukan kepada Saudara ….” (kata “Saudara” jangan disingkat “Sdr.”) Penutup surat merupakan simpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Pada umumnya, penutup berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat atau harapan penulis surat. Misalnya: “Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.” ”Demikian pemberitahuan kami
harap Saudara maklum.” “Mudah-mudahan keterangan yang kami sampaikan di atas berguna bagi Saudara.”
9) Salam penutup
Salam penutup terdiri atas (1) nama jabatan; (2) tanda tangan; (3) nama terang; (4) nomor kepegawaian.
Salam penutup diketik berjarak dua baris dari kalimat penutup.
Dalam surat resmi yang tidak formal (bukan antarinstansi pemerintah) dapat dipakai salam penutup, Misalnya: “Salam kami,” “Hormat kami,” atau “Was salam,.”
Contoh:
Hormat kami,

Drs. Candra Sakti, M.M. Direktur Pemasaran

10) Tembusan
Tembusan (c.c.= carbon copy) dibuat jika isi surat yang dikirimkan kepada pihak yang dituju (asli) perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang
berhubungan dengan surat itu.
Tembusan ditulis di sebelah kiri bawah, lurus ke atas dengan nomor, hal, dan lampiran, sebaris dengan NIP atau nomor yang lain. Tembusan ditulis urut sesuai dengan tingkat jabatan instansi yang bersangkutan. Pada tembusan tidak perlu ditulis ungkapan Yth., atau kata sapaan seperti Sdr., Bapak, atau Ibu. Pada tembusan yang terakhir juga tidak perlu ditulis kata Arsip atau Pertinggal sebab setiap kita mengetik sebuah surat untuk dikirimkan pasti dengan sendirinya ditinggalkan selembar sebagai arsip.

C. Rangkuman 1


1. Surat dinas merupakan surat yang dibuat oleh suatu instansi, organisasi,
atau perusahaan untuk kepentingan dinas.
2. Surat dinas berfungsi sebagai alat komunikasi, alat bukti tertulis, alat
bukti historis, alat pengingat, duta organisasi, dan pedoman kerja.
3. Surat dinas yang baik ditulis dengan memperhatikan beberapa hal yang
terkait dengan persoalan teknis dan cara penuturan kalimat -kalimat dalam surat tersebut.
4. Ada beberapa bentuk surat, yaitu bentuk surat lurus penuh, bentuk surat
lurus, bentuk surat setengah lurus, bentuk surat resmi Indonesia lama, dan bentuk surat resmi Indonesia baru.
5. Unsur-unsur surat resmi adalah (1) kepala surat; (2) tanggal surat; (3)
nomor surat; (4) lampiran; (5) hal; (6) alamat; (7) salam pembuka; (8) isi surat; (9) salam penutup; (10) tanda tangan; (11) nama terang; (12) NIP;
(13) tembusan; (14) jabatan.

0 komentar:

Create a Meebo Chat Room

  © Blogger template 'Tranquility' by Ourblogtemplates.com 2008

Back to TOP